Как Odoo помог нигерийскому оптовику перестать терять деньги на просроченных товарах

Когда Regnum Supplies Limited начала расти, со стороны это выглядело как история успеха.

Они импортировали качественные продовольственные товары в Нигерию и снабжали розничных продавцов и конечных покупателей по всей стране. Спрос был высоким. Каналы в социальных сетях, таких как WhatsApp и Instagram, были переполнены заказами и запросами.

Но за кулисами бизнес медленно терял деньги.

До Odoo: рост на догадках

По мере роста продаж Regnum столкнулся с классической проблемой оптовой торговли: операции, которые не масштабируются.

1. Сроки годности, которые никто по-настоящему не контролировал

Regnum работал с продуктами с ограниченным сроком хранения. Без надлежащей цифровой системы товары с истекающим сроком годности лежали на складе, пока кто-то не замечал их во время ручной инвентаризации. К тому моменту обычно было уже слишком поздно, и результат был предсказуем: раздачи, вынужденные скидки или полное списание.

2. Заказы, похороненные в WhatsApp и Instagram

Большинство клиентов предпочитали общаться через WhatsApp или Instagram. Это помогало продажам, но вся информация жила в чатах, а не в системе. Сотрудникам приходилось пролистывать сообщения назад, чтобы вспомнить, что было обещано, по какой цене и кому.

3. Пополнение запасов на основе паники, а не данных

Решения по запасам были реактивными. Команда замечала проблемы только тогда, когда клиент спрашивал что-то, что незаметно закончилось на складе. Им не нужны были роботы, автоматически заказывающие всё подряд; им просто нужны были своевременные оповещения о низких запасах, которым можно доверять.

4. Сложная логика сроков годности и упаковки

Один и тот же продукт мог поступать в одной партии с разными сроками годности, продаваться иногда упаковками, иногда поштучно. Таблицы и ручные записи не справлялись с таким уровнем детализации.

5. Отсутствие процесса со штрихкодами и слабый POS

Штрихкоды не использовались систематически. Сотрудники не могли просто отсканировать товар и мгновенно увидеть, что это, как его продавать и сколько осталось. У POS не было нормального шаблона чека, стандартного принтера, и он плохо справлялся с отложенными или смешанными продажами.

Regnum рос. Но чем больше он становился, тем более хрупким казался.

Поворотный момент: выбор Odoo

На этом этапе Regnum стал партнёром erpSOFTapp, сертифицированного партнёра Odoo, чтобы перестроить операции вокруг настоящей ERP-системы вместо чатов и таблиц.

Вместе они разработали настройку Odoo на Odoo SaaS v18 с:

• Управление запасами
• Продажи
• Закупки
• POS
• Интеграция с WhatsApp / Instagram
• Бухгалтерия

Идея была проста: одна система, где сроки годности, запасы, продажи и деньги связаны воедино.

После Odoo: что изменилось в реальной жизни

Влияние было не просто в «большем количестве функций». Оно проявилось непосредственно в ежедневной работе.

1. Сроки годности отслеживаются до того, как станут проблемой

Odoo Inventory теперь отслеживает сроки годности на уровне единицы товара, даже когда товары из одной партии имеют разные даты. Система отправляет оповещения о продуктах с истекающим сроком годности, чтобы команда могла приостановить продажи, провести акции или переместить товар, пока ещё есть время.

Результат: значительное сокращение потерь продукции из-за истечения срока годности.

2. Штрихкоды ускоряют и упрощают работу

С интеграцией штрихкодов:

• Сотрудники сканируют продукты и мгновенно видят детали в Odoo
• Система обрабатывает разные штрихкоды для упаковок и отдельных единиц

Это сокращает ошибки на складе и на кассе, а также ускоряет каждую транзакцию.

3. WhatsApp и Instagram становятся частью системы

Вместо того чтобы существовать в отдельном мире, социальные каналы теперь подключены к Odoo:

• Коммерческие предложения и информация о продуктах могут отправляться напрямую через WhatsApp и Instagram из Odoo
• Сообщения превращаются в структурированные документы: предложения, заказы и записи о клиентах

Это означает более быстрые ответы клиентам и гораздо меньше «потерянных» разговоров.

4. Пополнение запасов с оповещениями, а не тревогой

Regnum по-прежнему принимает решения о закупках вручную, но теперь Odoo:

• Отслеживает уровни запасов
• Отправляет оповещения при достижении пороговых значений

Команда сохраняет контроль над заказами, но с данными в реальном времени вместо интуиции.

5. POS и бухгалтерия наконец соответствуют реальности

С настроенным Odoo POS:

• Чеки следуют единому шаблону
• POS может удерживать неоплаченные продажи, чтобы сотрудник мог обслужить следующего клиента и вернуться позже
• Продажи по разным категориям товаров отслеживаются отдельно в бухгалтерских отчётах, даже когда они отображаются в одном чеке

Финансовый отдел теперь видит выручку и показатели по категориям, а не просто одну цифру «общих продаж».

Результат

С момента запуска на Odoo компания Regnum Supplies:

• Сократила потери от просроченных товаров
• Стала быстрее отвечать клиентам в социальных сетях
• Стабилизировала уровни запасов с помощью оповещений на основе данных
• Упростила ежедневные продажи благодаря штрихкодам и улучшениям POS
• Получила более чёткое финансовое понимание через отчётность по категориям

Те же продукты. Тот же рынок. Тот же спрос.

Разница в том, что теперь бизнес работает на системе, предназначенной для реальных оптовых операций, а не на лоскутном одеяле из чатов и таблиц.

Вот как выглядит «до Odoo» и «после Odoo» на практике.